7 maneiras de simplificar o processo de sua empresa

Já faz um bom tempo que venho alertando aos que me procuram sobre a ineficiência e previsão de mortalidade dos Elefantes Brancos no meio da sala. Mas o que isso quer dizer? Ao longo dos anos, pude ver o impacto negativo da complexidade na produtividade. Complexidade em Processos internos é um desafio em toda empresa, mas, principalmente àquelas em expansão.

É importante saber a diferença de empresas crescendo e empresas inchando. Conforme a expansão vai acontecendo, há estratégias erradas que acabam deixando os negócios pesados e insustentáveis, tendo por consequências dívidas, problemas sem resolução e outras farpas no dedo que afetam tanto ou mais que as já citadas. Separei algumas dicas para otimizar sua empresa e deixa-la mais leve, fluindo e trazendo mais lucro!

LIMPE O MATO

Sim, limpe o mato! Um bom ponto de partida é se livrar de regras estúpidas e atividades de baixa importância que existem em abundância na maioria das empresas. Veja, por exemplo, por quantas pessoas precisa passar aquele relatório de despesas ou quantas vezes aquele mesmo serviço precisa ser refeito. Se você conseguir poupar algumas tarefas simples, haverá mais espaço para o que realmente importa!

PRIORIZE!

Quem comanda empresas sabe que todos os dias aparecem serviços com sirenes tocando em cima. As famosas urgências dos clientes. Coisas que pedem pra ontem e demoram meses pra executar. Isso vale para você e seus funcionários também. Tem diretores que acordam com algo “urgente” na cabeça pra ser resolvido, param todo um departamento e a tal urgência acaba nunca saindo do papel. Uma das chaves da simplificação é descobrir o que é realmente importante (e o que não é) e reavaliar continuamente a lista de prioridades à medida que novas coisas são adicionadas.

VEJA POR OUTRA PERSPECTIVA

Vamos lá. Qual é o seu trabalho? Em resumo, é atender às necessidades de seus clientes, agregando valor suficiente para fidelizá-lo, correto? Portanto, um passo importante no processo é esclarecer proativamente o que seus clientes realmente querem e o que você pode fazer para torná-los mais bem sucedidos. Por exemplo, ao início das vendas de uma Franquia (minha área principal de atuação), levo minha equipe de expansão à fábrica de produção dos produtos que serão comercializados na ponta. Por que? Para que possam realmente ver como os produtos são feitos, ora. Desta maneira, poupamos o tempo com dúvidas pequenas, eles deixam de imaginar como é e passam a realmente saber como funciona.

FOCO NA SOLUÇÃO = CAMINHO MAIS VELOZ

Tomando por base que, agora, você está trabalhando nas coisas certas e o processo está realmente fluindo, aprenda a tirar os laços, as redundâncias e o retrabalho tanto para você como para seus colaboradores. Mantenha uma equipe compacta e eficiente, assim você perderá menos tempo e, tempo, meu amigo, é dinheiro.

NÃO SEJA CONDESCENDENTE

Você sabia que uma das coisas que mais mantem a complexidade no processo de uma empresa é o fato dos líderes não falarem sobre o que precisa mudar? Absurdo né, mas existe aos montes. Há alguns anos, realizei uma consultoria in loco, em uma fábrica de pães. Processos cruzados, má contratação, má distribuição de funções, logística ilógica, enfim, um caos. Identificados os problemas, conversei com cada um dos funcionários, cheguei à conclusão e apresentei ao dono as soluções. As implantações de mudança aconteceram por 20 dias. Em meu regresso, indaguei o porquê das coisas voltarem como estavam. A resposta foi “Ah, mas eles já estavam acostumados, eu fico com dó”. Portanto, meu amigo, ou você tem um negócio ou uma entidade filantrópica. Mas não se engane. O contrário também é verdadeiro. Muitos funcionários de habilidade inteligência suficientes para enxergarem que os processos estão errados tem medo de “desafiar” os superiores, oferecendo soluções mais práticas. Desta maneira, continua-se a complexidade, o gerenciamento de reuniões pobres, as tarefas não claras, os e-mails desnecessários, as análises excessivas e outros hábitos gerenciais ruins.

REDUZA OS NÍVEIS

Outra fonte de complexidade é a tendência a se criar uma estrutura antiquada de gerenciamento. A estrutura de camadas leva a gerentes que supervisionam apenas uma ou duas pessoas. Quando isso acontece, os gerentes se sentem obrigados a fazer valer seu cargo, questionando tudo o que seus subordinados estão fazendo, ou seja, gera trabalho desnecessário e reduz a boa convivência. Evite a estrutura de camadas desnecessárias e encontre formas de reduzir os níveis.

NÃO DEIXE AS ERVAS DANINHAS VOLTAREM A CRESCER

A função do líder é, basicamente, resolver problemas. É necessário aprender a escolher os problemas que você quer resolver. Que sejam grandes, que sejam reais! Desta maneira, você otimizará o seu tempo e o de seus colaboradores. As coisas fluirão mais facilmente. Mas lembre-se, a complexidade é como uma erva daninha no jardim que sempre pode voltar se não for podada com regularidade.